Organisationsüberprüfung

Ausgangslage

Die letztjährige Generalversammlung stimmte mit 72 Stimmen gegenüber 19 Gegenstimmen und 9 Enthaltungen dem folgenden gemeinsamen Antrag von Verwaltung und Genossenschafter*innen zu:

«Die Generalversammlung beauftragt die Verwaltung in Zusammenarbeit mit Antragsstellenden
und weiteren Interessierten die Organisation der SGW hinsichtlich
der Weiterentwicklung des Wylerguts zu überprüfen und der GV 2023 einen Vorschlag
zu unterbreiten.»

Daraufhin wurden im Oktober 2022 alle Interessierten zu einem offenen Workshop eingeladen, aus welchem sich die Arbeitsgruppe für den weiteren Überprüfungsprozess bildete. Diese setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

Für die Verwaltung: Stephan Glaus, Marta Conde, Andreas Bieri, Fabienne Käppeli
Aus der Genossenschaft: Orfeo Beldi, Peter Rütschi, Rahel Frey

In Begleitung von Matthias Schädeli vom Notariat Iseli sartete die Arbeitsgruppe die Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der aktuellen Organisation.

Stärken der aktuellen Organisation

Sehr vieles läuft sehr gut!
Der operative Betrieb ist stets gewährleistet, sowohl Arbeitsabläufe als auch Zusammenarbeit sind eingespielt und laufen reibungslos.
Die Verwaltung der Mehrfamilienhäuser profitiert hinsichtlich der Verwaltungsmitglieder
· vom persönlichen Kontakt.
· vom vorhandenen Fachwissen.
· vom langjährigen Engagement.
· von der Bereitschaft, die Arbeit genossenschaftlich unter dem Marktwert zu leisten.
Bei Bedarf wird externe Unterstützung/Expertise zugezogen.
Kommissionen/Ausschüsse können jederzeit gegründet werden («zäme läbe», Siedlungsentwicklung, Arbeitsgruppe Organisationsüberprüfung).

Schwächen der aktuellen Organisation

Strategische Themen sind ungenügend abgedeckt und in den Pflichtenheften kaum zugewiesen.
Die Unterstützung des genossenschaftlichen Zusammenlebens ist aktuell kein Schwerpunkt.
Nicht alle Interessensgruppen sind organisatorisch optimal eingebunden.
Interessen der EFH-Besitzer*innen werden zurzeit nicht aktiv in einem Ausschuss/einer Kommission bearbeitet.
Ca. 40 Mietparteien in den EFH sind nicht genossenschaftlich eingebunden.
Ungleichgewicht bezüglich GV-Entscheiden bei reinen Mieter*innen-Anliegen.
Es gibt nur wenige Gefässe (aktive Ausschüsse/Kommissionen) für genossenschaftliche Entscheide abgesehen von GV und Verwaltung.
Für neue Themen stehen in der Verwaltung keine freien Ressourcen (personell und finanziell) zur Verfügung.
Neue Aufgaben landen aktuell (fast) immer beim Präsidenten

Chancen mit Organisationsanpassungen

Die Genossenschaft handelt proaktiv und lebt auf
Zusätzliche Genossenschafter*Innen engagieren sich in der SGW
Ideen gelangen auf Anhieb in das richtige Organisationsgefäss, wo die nötigen Ressourcen, Fach- und Entscheidungskompetenzen vorhanden sind.
EFH-Besitzer*Innen identifizieren sich mit der SGW und engagieren sich dafür
Die Verwaltung wird gestärkt
Bestehendes Knowhow im Bereich MFH bleibt erhalten
Das Präsidium wird entlastet
Mit neuen Ressorts werden attraktive neue Funktionen geschaffen
Die neue Organisation ermöglicht es der SGW ihren Zweck neu zu entdecken und für viele weitere Jahre als Gemeinschaft und Siedlung eine starke Einheit zu bilden

Risiken ohne Organisationsanpassungen

Zeithorizont 5-10 Jahre

Innerhalb der Verwaltung haben nicht-operative Themen/Entscheidungen immer zweite Priorität
Einzelentscheide werden zunehmend an der GV gefällt (Entscheide zu Mieteranliegen in letzter Instanz, «Sandkasten»)
Strategische Überlegungen haben zu wenig Beachtung
Aufgaben müssen vermehrt extern gegeben werden, unnötige Kosten entstehen
Entwicklungsarbeit wird nicht im erforderlichen Umfang geleistet, Chancen werden verpasst

Langfristig

Erhalt der Gesamtgenossenschaft MFH-EFH ist gefährdet. Dadurch besteht die Gefahr, dass die Einheit des Wylerguts verlorengeht und das Quartier gegenüber der Stadt an Relevanz verliert.

Zwischenfazit der Überprüfung

Die Organisationsüberprüfung hat bereits wertvolle Erkenntnisse gebracht. Zu vielen Punkten sind vertiefte Abklärungen nötig, insbesondere für Anpassungen, die eine Statutenänderung notwendig machen.
Eine Amtszeitbeschränkung ergibt in der bestehenden Struktur keinen Sinn, würde im Rahmen eines zusätzlichen strategischen Organs sicher wieder zur Sprache kommen.

Die Antragsstellenden stützen die bisherigen Ergebnisse, engagieren sich für die Weiterführung und Vertiefung des Prozesses und bedanken sich bei der Verwaltung für die gute Zusammenarbeit.
Die Verwaltung nimmt die Ergebnisse der bisherigen .berprüfung zustimmend zur Kenntnis, setzt kurzfristig Massnahmen in der bestehenden Organisation um und unterstützt die Arbeitsgruppe weiterhin bei der Vertiefung der Arbeiten.

Zusätzliche Erkenntnis in finanzieller Hinsicht: Die Grobanalyse zeigt auch, dass die aktuellen jährlichen Genossenschaftsbeiträge nicht ausreichen, um die laufenden Verwaltungskosten vollumfänglich abzudecken. Bereits heute wäre eine signifikante Erhöhung der Genossenschaftsbeiträge notwendig, für zukunftsgerichtete Arbeiten werden weitere Aufwände einzuplanen sein.

Weiteres Vorgehen

Die Verwaltung und die Antragstellenden schlagen der GV folgendes Vorgehen vor:

Umsetzung von Sofortmassnahmen

Zusätzliche Verwaltungsstelle für zukunftsorientierte Themen und zur Entlastung des Präsidiums
EFH-Vertretung (Kommission oder Ausschuss) wird eingeführt (Mitglieder gesucht!)
Schaffung zusätzlicher Möglichkeiten zur genossenschaftlichen Interaktion:
· «Siedlungsgehör» als Kontaktmöglichkeit zu definierten Öffnungszeiten
· Themenbezogene Anlässe (z.B. Ideenwerkstatt, Willkommens-Apéro für Neuzuzüger*innen)

Vertiefung der Arbeiten

Die Arbeitsgruppe konstituiert sich neu (Lead Orfeo Beldi) und führt Arbeit weiter
Mitte 2023 findet eine Veranstaltung für an der Mitarbeit Interessierte statt
Bis zur GV 2024 werden Vorschläge für weitergehende Anpassungen an der Organisation der SGW erarbeitet
Allgemeine Bedürfnisabklärung per Umfrage
Erarbeitung Grundlage für allfällig nötige statutarische Anpassungen

Antrag zuhanden der Generalversammlung 2023

Folgender Antrag wird unter Traktandum 10 an der Generalversammlung vom 10. Mai 2023 zur Abstimmung gebracht:

«Die Generalversammlung nimmt die Ergebnisse der Überprüfung zur Kenntnis und beauftragt die Arbeitsgruppe, die Arbeiten weiterzuführen sowie an der GV 2024 Vorschläge für die zukünftige Organisation der Genossenschaft zur Abstimmung zu bringen.»